[Software] Elektronische Aktenverwaltung / Kanzlei ohne Papierumlauf

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Gelöschter Nutzer

[Software] Elektronische Aktenverwaltung / Kanzlei ohne Papierumlauf

Beitrag von Gelöschter Nutzer »

Sehr geehrte Damen und Herren,

Wir hatten unseren Beitrag aus der Diskussion um das Thema "Elektronische Akte" gesichert und stellen ihn hier gerne noch einmal zur Verfügung:

Zur Thematik der Elektronischen Aktenverwaltung (Stichwort: Kanzlei ohne Aktenumlauf) haben wir - bzw. unsere Anwender - inzwischen einige Erfahrungen sammeln können. Wir erlauben uns daher die folgenden Anmerkungen, um diese Erfahrungen weiterzugeben.

Zum Hintergrund: In der Anwaltssoftware LawFirm ist neben den Funktionen zur "konventionellen" Aktenverwaltung und -Bearbeitung seit Ende 2003 für die "Kanzlei ohne Papierumlauf" eine umfassende Funktionsgruppe "Digitale Sachbearbeitung / Dokumentenmanagement" im Grundumfang - also ohne zusätzliche Kosten oder Lizenzgebühren - enthalten. Damit wird die Teamarbeit mit allen Dokumenten, Dateien und Aufgaben über alle Kanzleiabläufe hinweg voll elektronisch unterstützt. Besondere Kennzeichen sind: enge Verknüpfung mit den restlichen Anwendungsfunktionen, schnelle und einfache Einführung, geringe Hardware-Anforderungen, kein "Beratungsprojekt" erforderlich.

Eine (traditionelle) Elektronische Akte gibt es schon seit 1999 sogar in der Standard-Version (z.B. für Einsteiger)

Dabei sind insbesondere zwei Punkte wesentlich und stellen Besonderheiten gegenüber anderen "Elektronische Akte" Funktionen dar:

1. Das zugrunde liegende Konzept sieht das Einscannen _vor_ der eigentlichen Sachbearbeitung vor (also nicht nur zum Archivieren). Dadurch kann - mit Hilfe von Elektronischen Arbeitsmappen - z.B. "Posteingang" - die eigentliche Sachbearbeitung im Kanzleiablauf unterstützt werden und der Scan-Aufwand lohnt sich (es müssen auch nicht zwingend alle eingehenden Poststücke gescannt werden - wichtig sind diejenigen, die die tägliche "Kleinarbeit" verursachen).

2. Mit den gleichen Benutzerfunktionen können auch die - inzwischen in zunehmendem Umfang - elektronisch eingehenden Dokumente (E-Mail, Fax, PDF-, Diktatdateien etc.) bearbeitet werden, die nicht erst gescannt werden müssen. Ausgangspost ist ohnehin sofort in der Elektronischen Akte (und in der Arbeitsmappe "zur Prüfung" des Sachbearbeiters einer Akte) vorhanden.

Damit wird mit einer einheitlichen Benutzeroberfläche unabhängig vom Dokument- / Dateiformat z.B. auch der netzwerkweite Workflow für Digitale Diktat- und Spracherkennungsdateien unterstützt.

Wir sind nicht der Ansicht, dass dadurch die Papierakte ersetzt wird, man muss allerdings nur noch selten darauf zurückgreifen und hat die Dokumente in elektronischer Form jederzeit, überall und auch mehrfach gleichzeitig im Zugriff (und kann elektronisch darin recherchieren).

Die Rationalisierung in der Kanzlei liegt also in erster Linie darin, dass der bisher übliche Hin- und Hertransport von Papierdokumenten ("Papierschlacht") ersetzt wird durch eine rein elektronische Bereitstellung und Weiterleitung unter Verwendung der Elektronischen Arbeitsmappen jedes Benutzers.

Weitere Detail-Informationen, auch mit Anmerkungen zum organisatorischen "Drumherum" beim Einsatz der Digitalen Sachbearbeitung haben wir auf unserer Website bereitgestellt:

http://www.kanzleirechner.de/home/elekt ... e_akte.htm

Zur Verdeutlichung unserer Ausführungen gibt es auf unserer Website auch grafische Darstellungen zur Thematik:
http://www.kanzleirechner.de/downloads/ ... okmgmt.htm
http://www.kanzleirechner.de/bilder/dig ... _klein.JPG

Durch die Möglichkeit, diese Funktionen ortsunabhängig ohne Zugriffseinschränkungen und aufwändige Synchronisation online zu verwenden, wird der Nutzen noch erheblich erweitert:
http://www.kanzleirechner.de/home/lawfi ... rprise.htm
http://www.kanzleirechner.de/downloads/ ... rprise.htm
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