iA bei Behörden

[Gürteltier]

Hallo,

mal eine Frage, die ich mir schon länger immer mal stelle.

Bei Behörden wird immer gern jedes Schreiben/jede Mail usw. “i.A.” versendet, also:

i.A. [Name].

Das ganze erfolgt auch nicht nur bei Bearbeitung durch eine Assistenz o.ä. (wo ich das verstehen würde), sondern findet sich - zumindest nach meiner Außenwahrnehmung - auch gerne mal bei einer Person, die mit Sicherheit die Sache selbst “entschieden” hat.

Aus zivilrechtlicher (und allgemein rechtlicher?) Perspektive irritiert die Wortwahl ja: Der Auftrag ist das Innenverhältnis, nach außen tritt man als Vertreter auf. Soweit ich mich entsinne, gibt es ja sogar diesen einen Fall, wo eine Klage durch den Anwalt “i.A.” und nicht “i.V.” eingereicht wurde und die Klageerhebung deshalb gerichtlich für unzulässig befunden wurde.

Deshalb die Frage: Woher kommt dieser Usus und welche rechtliche Relevanz hat das Ganze (wenn überhaupt)? Dient das nur zur Abgrenzung von “persönlicher” Kommunikation (die ja im Mail-Verkehr auch praktisch mal stattfinden könnte - das offizielle Briefpapier des Amts wird man ja nicht mal so für eine persönliche Notiz nutzen)? Oder liegt hier sogar eine inhaltliche Differenzierung vor, die sich mir schlicht nicht erschließt?

Und was passiert, wenn am VG “i.A.” Klage erhoben wird?

[KMR]

Ah, da gerecht es doch mal zum Vorteil, dass es hier sehr genau genommen wird mit Verwaltungs- und Verfügungstechnik (vom Hörensagen wohl auch in der Praxis in der hiesigen Landesverwaltung) und eigenem bundesweit einzigartigem verwaltungsfachlichem Klausurtypen dazu.

Es gilt folgendes:

Der Behördenleiter selbst (idR Präsident, ggf. abweichend (Direktor o.ä.), aber auch der Landrat, der (Ober-)Bürgermeister, der LOStA, der GenStA) zeichnet ohne Zusatz.
Grund: Nur er ist grundsätzlich für die Behörde vertretungsberechtigt (oder im Fall des (Ober-)Bürgermeisters/Landrats auch zugleich "die Behörde selbst).

In der Regel hat der Behördenleiter einen festgelegten Stellverterter (Vizepräsident, bei Kommunen oftmals Erster Stadtrat genannt, manchmal auch einfach ständiger Vertreter oder stellvertetender Behördenleiter neben der normalen Amtsbezeichnung (Bsp. bei StAs gibt es regelmäßig einen "OStA als ständiger Vertreter (sV) des LOStA").
Der Vertreter des Behördenleiters zeichnet er mit "in Vertretung", was intern dann als i.V. abgekürzt wird.

Alle anderen Sachbearbeiter oder Behördenmitarbeiter haben vom Behördenleiter oder Stellvertreter in der Regel durch interne Vorschriften das Recht bekommen für ihn die regelmäßig anfallenden Geschäftsvorgänge zu bearbeiten. Sie sind so gesehen "beauftragt" für die üblichen Geschäfte, die so anfallen. Deswegen zeichnen sie zur Kennzeichnung dieses Umstandes mit "im Auftrag" (des Behördenleiters). Sie sind gerade nicht dessen Stellvertreter als Behördenleiter aber von ihm "beauftragt" die üblichen Geschäftsvorgänge zu bearbeiten und dafür nach außen unter Verwendung des Namens der Behörde usw. zu kommunizieren.

Deswegen steht auch Justizverwaltungsdokumenten oben neben Landeswappen und Behördenbezeichnung der Name des Behördenleiters (Oberlandesgericht X - der Präsident) oder (Staatsanwaltschaft Hannover - Der Leitende Oberstaatsanwalt). Die Amtsinhaber sind die personifizierte Behörde. Auf anderen Dokumenten, bei denen es nicht um eine Justizverwaltungsangelegenheit geht, ist dieser Zusatz des Behördenleiters nicht abgedruckt (bspw. Ladungen o.ä.).

Edit:
Auch im verwaltungsgerichtlichen Verfahren gilt das gleiche. Das Verfahren wird in der Regel nicht durch den Behördenleiter geführt bzw. Schriftsätze gezeichnet, sondern das übernimmt jemand anders. Der zeichnet dann den Schriftsatz an das VG mit

Im Auftrag
Müller

Intern in der Verwaltungsverfügung kann sich an den Schriftsatz bspw. der Verfügungspunkt

"Herr Landrat (a. d. D.) m. d. B. um Schlusszeichnung (Sz.)" beigefügt sein bevor Absenden/Abgang verfügt wird, wenn sich der Behördenleiter (oder jemand anderes) eine Schlusszeichnung (Genehmigung) vorbehalten hat; das erfolgt aber lediglich intern und ist nach außen nicht sichtbar.

[Schnitte]

Es kommt historisch daher, dass früher Befugnisse nicht auf Behörden, sondern auf einzelne Personen übertragen wurden und die Behörde nur als Unterstützerstab für diese Person gedacht wurde. In anderen Staaten ist das immer noch so; so liest man z.B. in britischen Gesetzen oft, dass ein bestimmter Bescheid von "the Secretary of State" erlassen wird (also vom zuständigen Minister), und bei Klagen ist dann dieser Secretary of State Partei, auch wenn in der Sache natürlich nicht der Minister entschieden hat, sondern irgendein Beamter im Ministerium. So war das früher auch, und ist in Resten immer noch, in Deutschland; ein bekanntes Beispiel ist die Berliner Polizei, bei der bis vor wenigen Jahren formal immer "der Polizeipräsident in Berlin" gehandelt hat, auch beim mündlichen Platzverweis durch POM Meier.

[Gürteltier]

Spannend!

In der Theorie würde ja auch etwa das (prozessunfähige) Bundesfinanzministerium vor dem Verwaltungsgericht durch den Minister Klingbeil vertreten werden, der das Ganze dann nur “nach unten weiter gibt” an den Ministerialbeamten, der das Verfahren dann tatsächlich führt.

[Schnitte]

Ich hab im Studium mal ein Praktikum bei einer deutschen Botschaft gemacht und bekam mein Praktikumszeugnis von "der Bundesrepublik Deutschland, vertreten durch den Bundesminister des Auswärtigen, dieser vertreten durch Botschafter...".

[daimos]

Das ist in Verträgen oder Verwaltungsabkommen noch immer so. Da steht dann:

"Die Bundesrepublik Deutschland, vertreten durch das Bundesministerium X, dieses vertreten durch die Bundesbehörde Y"

[thh]

Alle anderen Sachbearbeiter oder Behördenmitarbeiter haben vom Behördenleiter oder Stellvertreter in der Regel durch interne Vorschriften das Recht bekommen für ihn die regelmäßig anfallenden Geschäftsvorgänge zu bearbeiten. Sie sind so gesehen "beauftragt" für die üblichen Geschäfte, die so anfallen. Deswegen zeichnen sie zur Kennzeichnung dieses Umstandes mit "im Auftrag" (des Behördenleiters). Sie sind gerade nicht dessen Stellvertreter als Behördenleiter aber von ihm "beauftragt" die üblichen Geschäftsvorgänge zu bearbeiten und dafür nach außen unter Verwendung des Namens der Behörde usw. zu kommunizieren.

Deswegen steht auch Justizverwaltungsdokumenten oben neben Landeswappen und Behördenbezeichnung der Name des Behördenleiters (Oberlandesgericht X - der Präsident) oder (Staatsanwaltschaft Hannover - Der Leitende Oberstaatsanwalt). Die Amtsinhaber sind die personifizierte Behörde. Auf anderen Dokumenten, bei denen es nicht um eine Justizverwaltungsangelegenheit geht, ist dieser Zusatz des Behördenleiters nicht abgedruckt (bspw. Ladungen o.ä.).

Exakt.

Deshalb zeichnen zum Beispiel bei der Staatsanwaltschaft (Briefkopf: "Staatsanwaltschaft Sowieso oder Staatsanwalt bei dem Landgericht Sowieso") in Strafverfolgungs- und - vollstreckungssachen die Staatsanwältinnen und Staatsanwälte, Ersten Staatsanwältinnen und Ersten Staatsanwälte, Oberstaatsanwältinnen und Oberstaatsanwälte, Oberstaatsanwältinnen als Hauptabteilungs leiter und Oberstaatsanwälte als Hauptabteilungsleiter, die Amtsanwältinnen und Amtsanwälte, Oberamtsanwältinnen und Oberamtsanwälte, Ersten Oberamtsanwältinnen und Ersten Oberamtsanwälte selbst.

In Justizverwaltungssachen (Briefkopf: "Staatsanwalt Sowieso oder Staatsanwalt bei dem Landgericht Sowieso, Der Leitende Oberstaatsanwalt") - namentlich bei Berichten, einschließlich den Berichten, mit denen Beschwerden gegen Einstellungsverfügungen der vorgesetzten Behörde ("Generalstaatsanwaltschaft Sowieso oder Staatsanwalt bei dem Oberlanddesgericht Sowieso") vorgelegt werden - zeichnet hingegen entweder der Behördenleiter selbst ("Name"), sein benannter Vertreter ("In Vertretung, Name, Oberstaatsanwalt/Oberstaatsanwältin (sV)") oder jemand, auf den die Zeichnung delegiert wurde. In Beschwerdesachen sind das in der Regel Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleiter, in großen Behörden auch Hauptabteilungsleiterinnen und Hauptabteilungsleiter. Diese zeichnen dann "Im Auftrag, Name, Oberstaatsanwalt/Oberstaatsanwältin/Oberstaatsanwalt als Hauptabteilungsleiter/Oberstaatsanwältin als Hauptabteilungsleiterin".

Das ist in Verträgen oder Verwaltungsabkommen noch immer so. Da steht dann:

"Die Bundesrepublik Deutschland, vertreten durch das Bundesministerium X, dieses vertreten durch die Bundesbehörde Y"

Auch das ist im Strafrecht genauso. Bspw. werden Vermögensarreste (und Sicherungshypotheken) zugunsten "des Landes ABC, dieses vertreten durch die Staatsanwaltschaft DEF, diese vertreten durch den Leitenden Oberstaatsanwalt" erlassen (bzw. eingetragen).

[EmilWinterfeld]

Spannend finde ich, dass diese Formulierungen eben nicht nur eine Formalität sind, sondern die Zuständigkeiten nach außen sauber abbilden. Dieses Prinzip begegnet einem in vielen Bereichen der Verwaltung: Die handelnde Person unterschreibt aufgrund einer übertragenen Befugnis, während durch die Vertretungskette klar erkennbar bleibt, welche Behörde beziehungsweise welcher Amtsinhaber letztlich verantwortlich ist.